ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI (PT.SURYA AGENCY)

ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI
(PT.SURYA AGENCY)

EXECUTIVE SUMMARY

PT. Surya Agency merupakan sebuah perusahaan yang berdiri pada tahun 2002, pada awalnya perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa sales. Tiap bulan perusahaan ini merekrut tenaga kerja sales yang kemudian disalurkan di perusahaan – perusahaan yang telah menjadi partnernya.

Perusahaan ini memiliki komitmen yang kuat terhadap pengembangan infrastruktur baik itu terkait dengan penggalangan investor, pengiriman barang, komplain konsumen, dan tata kerja dari cabang perusahaan ini. Sehingga perusahaan ini memiliki eksistensi dan loyalitas yang menakjubkan di mata investor dan konsumen. Salah satu visi dari perusahaan ini adalah Melayani dan memberikan kepuasan terhadap para inverstor dan konsumen, sehingga untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan sebuah misi. Misi dari perusahaan ini adalah Teknologi informasi dan komunikasi adalah senjata ampuh untuk menarik investor asing dan memberikan pelayanan yang memuaskan terhadap konsumen.
Untuk mewujudkan misi tersebut maka pada tubuh perusahaan ini terdapat struktur di bidang IT yang nantinya akan mewujudkan visi dan misi perusahaan tersebut.

LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam melakukan proses bisnisnya perusahaan ini menggunakan metode dan teknik pemasaran layaknya e-commerce.. Kepala bagian pemasaran melakukan koordinasi terhadap bawahannya dengan peralatan dan teknologi yang masih tergolong tradisional, sebagai contoh dalam pendistribusian barang. Sejatinya produk yang siap dikirim pada cabang-cabang sudah terkonsep dengan matang dan tanpa ada kekeliruan baik itu mengenai stok masing-masing cabang ataupun waktu pengiriman barang. Bisa dipastikan keterlambatan pengiriman barang dan stok barang yang diminta mengakibatkan kekecewaan cabang, terlebih konsumen dan mitra kerja. Begitupun yang terjadi pada cabang perusahaan itu sendiri, pengiriman barang terhadap konsumen tetap atau pada mitra sering terjadi kesalahan, pun dalam proses pencarian mitra baru. Pun pada laporan terhadap CEM yang selama ini tidak sama antara di cabang dan file yang diterima oleh CEM.

Dalam teknik pemasaran dalam negeri, perusahaan ini masih menggunakan layanan jasa iklan di media cetak dan elektronik yang secara pasti masih kurang, mengingat pengguna teknologi informasi dan komunikasi sudah banyak. Problem lain yang sering muncul pada perusahaan ini adalah laporan stok barang, konsumen tetap dan tidak tetap, dan kebutuhan stok barang diantara cabang-cabang.

Masalah lain yang muncul pada perusahaan ini adalah pada bagian Chief Information Marketing, padahal bagian ini merupakan roh dari perusahaan dalam mencari investor asing dan sekaligus teknik pemasaran luar negeri. Penyajian informasi yang hanya terfokus pada profile, visi, dan misi dari perushaan itu sendiri membuat para investor menjauh untuk menginvestasikan sahamnya.Pun juga pada teknik pemasaran yang jangkauannya kurang luas. Perananan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam perjalanan bisnis perusahaan ini, mengingat abad ini merupakan abad kejayaan IT – dilihat dari kebanyakan pengguna IT – sehingga sangat disayangkan jika sebuah perusahaan besar masih jauh dari sentuhan IT.

ORGANISASI
Visi dan Misi Organisasi
Visi organisasi :
Melayani dan memberikan kepuasan terhadap para investor dan konsumen
Misi perusahaan :
Teknologi informasi dan komunikasi adalah senjata ampuh untuk menarik investor asing dan memberikan pelayanan yang memuaskan terhadap konsumen.

Strategi Organisasi
Dalam melakukan proses bisnisnya perusahaan ini menggunakan metode dan teknik pemasaran layaknya e-commerce.
Struktur Organisasi

Proses bisnis secara kesulurhan terbagi atas 4 kriteria, meliupti :
1. Membentuk Chief Executive Marketing Officer yang bertugas atas CEM dan CIM.
2. CEM (Chief Executive Marketing) bertugas sebagai kepala bagian pemasaran dalam negeri dan pengiriman barang kepada cabang – cabang perusahaan sekaligus manager marketing dari cabang perusahaan.
3. CIM (Chief Information Marketing) betugas sebagai kepala informasi pemasaran luar negeri sekaligus mencari investor asing.
4. Cabang dari perusahaan selanjutnya bertanggung jawab atas distribusi kepada konsumen dan patner / mitra.

Fungsi Manajemen
1.Estimasi dan efisiensi waktu.
2.Konsumen akan puas dan nyaman ketika mengakses data.
3.Stok barang terorganisir dan bisa di cek tiap saat.

CRITICAL SUKSES FAKTOR SIM
Pada prakteknya 60% perusahaan ini masih menggunakan metode yang tradisional dan sisanya adalah modern.

KOMPONEN SIM
1. Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.
2. Teknologi Informasi (hardware dan software)
Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.

·         Informasio Sumber Daya Manusia (brainware)

·         Sedangkan komponen dari sistem informasi adalah :

o   a. Hardware
Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.

o   b. Software
Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan
tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.
Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT),
Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa
(3 GL dan 4 GL).

o   c. Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut
untuk menghasilkan informasi.

o   d. Prosedur
Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi)
dan teknis.

o   e. Manusia
Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem
informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang
jelas.

ENTERPRISE ANALYSIS
Informasi Dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar
penggunanya, yaitu :

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi
eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan
dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi
trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana
penjualan.

c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian
stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Level Manajemen Dan Kebutuhan Informasi
Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara – cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang – kadang diluar organisasi. Aspek – aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan merekamengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas – tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap – tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

ARSITEKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

Proses Arsitektur

Proses arsitektur atau target arsitektur merupakan proses aliran arus informasi yang terdapat dalam cabang perusahaan PT. Surya Agency.
Pada proses di atas digambarkan bahwa dalam sebuah cabang dari perusahaan ini hanya memiliki 1 buah server yang terhubung dalam jaringan LAN dengan PC Konsumen, Mitra, Manager, Sales, Operator dan Accounting (auditor). Sedangkan server terhubung dengan database karyawan dan konsumen, dimana data terseut terhubung ke internet dan bisa diakses oleh kantor pusat.

Arsitektur Informasi

Informasi arsitektur merupakan kebutuhan data yang diperlukan untuk menunjang proses bisnis. Dalam hal ini arsitektur informasi yang diperlukan dalam arus informasi di cabang perusahaan PT. Surya Agency sebagaimana gambar di bawah ini.
Pada arsitektur informasi di atas tampak bahwa konsumen, mitra bisnis, sales, operator dan accounting terhubung dalam jaringan LAN. Konsumen dan parter hanya melakukan transaksi melalui form transaksi, sedangkan sales mengecek dan mengantar barang dan sekaligus mencari peluang untuk pemasaran barang. Operator melakukan pengecekan terhadap arus informasi dan sekaligus berperan dan bertanggung jawab atas stok barang. Sementara accounting mengedit dan mengevaluasi stok barang berikut penjualan yang selanjutnya di laporkan pada pusat peruahaan.

Sistem Arsitektur Informasi
Sistem arsitektur informasi merupakan gambaran kebutuhan data kompleks yang diperlukan dalam arsitektur informasi. Dalam hal ini informasi yang dibahas adalah alur atau hubungan data konsumen, patner, sales, produk, dan transaksi penjualan barang. Jikadigambarkan dalam bentuk DFD alan tampak seperti di bawah ini :

 

Data Arsitektur
Data Arsitektur merupakan sistem manajemen data (database) dan merupakan material dasar dalam penciptaan informasi. Data Arsitektur pada Cabang PT. Surya Agency adalah sebagai berikut :
1. Tabel Konsumen
2. Tabel Partner
3. Tabel Sales
4. Tabel Produk
5. Tabel Registrasi
6. IMPLEMENTASI

 

1. Implementasi Organisasi IT
Implementasi IT dalam kegiatan organisasi bertujuan untuk memberikan dampak yang positif dan signifikan. Pemanfaatan IT untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, juga mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra organisasi, maka saat ini IT menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global dan Good Governance.
Manajemen implementasi sim
Manfaat sistem informasi manajemen tidak sepenuhnya didapatkan, untuk mendapatkan hasil yang optimal sesuai dengan yang diinginkan tentu saja top manajemen harus menjadikan sistem ini sebagai sesuatu keharusan yang memang harus dilakukan dalam melakukan aktifitas pekerjaan. Penerapan sistem informasi yang tidak konsisten akan membuat sistem ini tidak dapat memberikan informasi secara tepat aktifitas yang telah dilakukan dalam perusahaan, proses laporan pengusahaan yang tidak lengkap, proses pendokumentasian yang tidak benar dan pada giliranya adalah proses penggunaan keuangan perusahaan yang tidak terkontrol sehingga pengambilan keputusan yang tepat dan cepat tidak akan bisa dilakukan oleh para manajemen dalam perusahaan tersebut. Untuk menjaga kansistensi penerapan sistem informasi manajemen ini sangat diperlukan sekali aturan yang jelas atau standing operating prosedure yang telah dibakukan serta komitmen manajemen yang tegas dan nyata . Standing opearting prosedure akan mempermudah dalam penerapan sistem ini, semua karyawan tidak akan merasa kesesahan dalam mengakses sistem serta mempergunakannya, dengan kemudahan-kemudahan ini akan memberikan semangat dan daya tarik yang kuat bagi karyawan. Komitmen manajemen akan memberikan rambu-rambu yang jelas bagi karyawan untuk menerapkan sistem ini, tentu saja manajemen harus memberikan re-ward dan punishmen yang jelas bagi karyawan dalam penerapan sistem informasi manajemen ini.

ANALISIS
SIM belum dimanfaatkan secara optimal oleh PT.Surya Agency karena keterbatasan data dan SDM.

Kendala :

Dalam teknik pemasaran dalam negeri, perusahaan ini masih menggunakan layanan jasa iklan di media cetak dan elektronik yang secara pasti masih kurang, mengingat pengguna teknologi informasi dan komunikasi sudah banyak. Problem lain yang sering muncul pada perusahaan ini adalah laporan stok barang, konsumen tetap dan tidak tetap, dan kebutuhan stok barang diantara cabang-cabang.

Masalah lain yang muncul pada perusahaan ini adalah pada bagian Chief Information Marketing, padahal bagian ini merupakan roh dari perusahaan dalam mencari investor asing dan sekaligus teknik pemasaran luar negeri. Penyajian informasi yang hanya terfokus pada profile, visi, dan misi dari perushaan itu sendiri membuat para investor menjauh untuk menginvestasikan sahamnya. Pun juga pada teknik pemasaran yang jangkauannya kurang luas

Kebutuhan Pengembangan :

Perananan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam perjalanan bisnis perusahaan ini, mengingat abad ini merupakan abad kejayaan IT – dilihat dari kebanyakan pengguna IT – sehingga sangat disayangkan jika sebuah perusahaan besar masih jauh dari sentuhan IT.

PENUTUP

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi tidak akan pernah berhenti dan akan terus berjalan sesuai dengan putaran waktu. Sistem yang saat ini masih baru lambat laun akan menjadi sistem lama dan akan diganti dengan sistem yang baru. Oleh karena itu sebuah sistem selayaknya memiliki opsi agar mudah di generate dari sistem lama ke sistem yang baru. Dan pada ATI yang akan dibangun pada PT. Surya Agency migrasi dan update terletak pada sistem database dan kemungkinan penambahan fitur baru pada aplikasi. Dengan demikian data lama tidak hilang dan bisa diakses walaupun sistem sudah bermigrasi ke dalam sistem yang baru.

Daftar Pustaka

Arsitektur Sistem Informasi, http://kartikoedhi.wordpress.com/2010/01/31/arsitektur-sistem-informasi, 2010

O.B.B.A.D.I .Arsitektur Sistem Informasi [Studi Kasus Pada PT. Surya Agency ]. 2009

Afrina, Mira. Komponen Sistem Informasi, Materi Perkuliahan Mata Kuliah Konsep Sistem Informasi, 2008