blogku: Tugas SIM 1 Sistem Informasi Management Sekolah

Sistem Informasi Management Sekolah

Suatu lembaga pendidikan formal memiliki keinginan untuk menjelaskan, mendefinisikan serta menerapkan suatu model pendidikan yang berdasarkan ekspektasinya memilki kapabilitas dan sesuai dengan perkembangan zaman.

Manajemen pendidikan pada era informasi merupakan suatu prioritas untuk kelangsungan pendidikan atau dengan kata lain merupakan suatu bentuk pendidikan yang harus memiliki ciri khusus untuk menciptakan hasil yang sesuai dengan tujuan lembaga pendidikan. Hal ini disebabkan penurunan perkembangan pendidikan dilihat dari segi kualitas dan hasil dari ekspektasi lembaga pendidikan. Selain itu, penurunan ini juga disebabkan oleh tidak tersedianya manajemen yang baik untuk mengelola pendidikan di beberapa lembaga pendidikan.

Pendidikan harus menetapkan visi dan misi yang jelas untuk memproduksi keputusan yang berkualitas dan beroperasi secara maksimal seiring perkembangan zaman. Untuk mewujudkan hal ini, perlu dibuat suatu struktur dan manajemen yang sesuai dengan visi dan misi lembaga pendidikan. Melalui penggunaan internet dan sistem informasi, lembaga pendidikan dapat mengembangkan manajemen yang baik.

Oleh karena itu perlu adanya pengertian dari sistem informasi manajemen dalam berbagai lembaga sekolah, memahami konsep manajemen, memperdalam ilmu mengenai prinsip dan teori serta menginvestigasi kebutuhan yang diperlukan untuk membangun sistem informasi manajemen sekolah.

1. Sistem Informasi Manajemen Sekolah

A. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

Bagi pihak sekolah
Memperudah proses pengelolaan data akademik dan non akademik.
Menyediakan suatu laporan perkembangan siswa dalam proses pengajaran.
Menyediakan suatu laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran.
Menjadi panduan untuk membuat peraturan sekolah.
Berperan sebagai sarana komunikasi antara masyarakat dan orang tua siswa tanpa batasan waktu dan tempat.
Menjadi media promosi yang memperkenalkan sekolah.
Sebagai sarana perluasan informasi / pengetahuan.
Bagi pihak orang tua siswa
Mempermudah orang tua dalam memonitor perkembangan anak (siswa) di sekolah.
Bagi siswa
Menyediakan suatu media bagi siswa untuk memantau perkembangan baik dari sisi akademik maupun non akademik.
Membantu siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan di sekolah dan meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan soal latihan.
Membantu siswa dalam persiapan sebelummemasuki jenjang pendidikan selanjutnya, merencanakan karir, dan mengembangkan kemampuan sosial atas dasar informasi dan pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah, linkungan kerja, dan masyarakat.

B. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa faktor yang dapat menjadi syarat kesuksesan sistem informasi manajemen suatu sekolah, antara lain :

Ketersediaan / availability

Informasi yang dipersiapkan untuk membuat sistem informasi harus tersedia bagi pihak-pihak dalam sekolah. Hal ini merupakan suatu hal mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.

Mudah untuk dipahami / comprehensibility

Informasi yang tersedia di dalam sistem harus dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem. Informasi yang termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin tugas-tugas dari sistem informasi dan keputusan yang tepat.

Kesesuaian / relevant

Informasi yang ada di sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan suatu organisasi. Informasi ini bisa berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi, misi, ataupun tujuan dari organisasi yang berkaitan.

Kelengkapan / completeness

Informasi yang lengkap tidak berarti banyaknya informasi yang ada di dalam suatu sistem. Kelengkapan berarti informasi yang diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku dalam organisasi yang menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini berperan penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi penggunanya.

Ketepatan waktu / timing

Penyediaan informasi yang tepat merupakan hal yang penting untuk merancang suatu sistem informasi. Informasi harus memenuhi syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis untuk membuat sistem akhir.

Terorganisir / coordinated

Sistem informasi yang dibuat harus terstruktur sehingga membuat sistem bekerja dengan baik. Letak sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.

Meningkatkan produktivitas

Sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang bersangkutan. Misalnya, sistem informasi manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk membuat record mengenai data siswa sekolah tersebut. Hal ini akan mempermudah pihak administrasi dalam mengelola data dan juga mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.

Sistem informasi manajemen sekolah memiliki suatu ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk memberikan batasan yang jelas antara bagian-bagian sistem yang ada dalam sistem. Ruang lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah meliputi :

Sistem Informasi Profil Sekolah

Merupakan sistem utama dari sekolah. Konten yang ada di dalamnya berupa data sekolah yang terhubung dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan pendidikan nasional. Standar kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk memperoleh informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dinas pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut pengembangan setiap sekolah.

Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)

Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini berkaitan dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya antara lain pengelolaan penerimaan pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar sementara dan tetap, tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan tenaga pengajar.

Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu

Sub-sistem yang berkaitan dengan pengelolaan informasi mengenai siswa sekolah. Manajemen / pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional / NISN.

Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah

Sub-sistem yang mempermudah pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah, persediaan, dan laporan mengenai pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi lainnya adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris sekolah. Hal ini akan mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa kebutuhan operasional sekolah selama satu periode pengajaran.

Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik

Merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang dengan struktur sebagai berikut :

Sudut pandang dewan kurikulum
Sudut pandang tenaga pengajar
Sudut pandang pihak pengusaha / eksekutif
Sudut pandang siswa

Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah

Sub-sistem yang berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah. Kontennya meliputi perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan mengenai transaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah, dan sistem akutansi yang terstruktur.

Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat

Merupakan media untuk menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah. Hal ini bertujuan untuk menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah / publikasi, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan menyediakan wadah dagi berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang berkaitan dengan sekolah.

C. Material Penyusun Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Untuk membuat suatu sistem berdasarkan ruang lingkup sistem informasi manajemen sekolah, diperlukan bahan-bahan / material yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk mendukung terciptanya sistem informasi yang baik. Beberapa material yang dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

Profil Siswa

Merupakan data siswa secara keseluruhan. Hal ini meliputi biaya admisi, biaya sekolah, kelas, hasil prestasi, dan penghargaan serta catatan mengenai siswa yang bersangkutan.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Registrasi Siswa	Data penerimaan siswa baru
2	Kelas dan Subjek Siswa	Data mengenai kelas dan subjek yang disediakan dalam suatu kelas untuk siswa
3	Kartu Hasil Prestasi Siswa	Data mengenai hasil perolehan nilai siswa pada subjek dan kelas tertentu
4	Biaya Sekolah Siswa	Data biaya dan iuran sekolah
5	Penghargaan dan Catatan Siswa	Data mengenai penghargaan dan catatan mengenai siswa selama masa studi siswa
6	Surat Pengunduran Diri Siswa	Surat penjelasan siswa yang mengundurkan diri selama masa studi

Tabel 1 Kebutuhan Profil Siswa

Subjek dan Kelas Sekolah

Merupakan informasi mengenai kelas-kelas yang ditawarkan sekolah seperti matematika dan bahasa dan subjek-subjek yang ada di dalam kelas tersebut.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Kelas Sekolah	Informasi mengenai kelas yang ditawarkan sekolah
2	Subjek dalam Kelas Sekolah	Informasi mengenai subjek dalam suatu kelas yang ditawarkan sekolah
3	Biaya Kelas	Informasi biaya dari berbagai kelas

Tabel 2 Kebutuhan Subjek dan Kelas Sekolah

Peran Sistem Sekolah

Merupakan konten mengenai peran dan tanggung jawab dari berbagai fakultas sekolah.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Tenaga Pengajar	Memungkinkan pengajar untuk mengelola data siswa meliputi kuis, tugas, hasil ujian tengah semester dan akhir semester
2	Resepsionis	Memungkinkan resepsionis untuk menambah, menghapus, memperbaharui, dan melihat data akademis dan biaya siswa
3	Kepala Sekolah	Memungkinkan kepala sekolah untuk melihat data siswa, biaya, informasi dan kinerja staf sekolah

Tabel 3 Kebutuhan Peran Sistem Sekolah

Perencanaan Sekolah

Informasi mengenai jadwal kelas dan berbagai peristiwa penting yang dilaksanakan di sekolah.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Jadwal Kelas	Informasi mengenai penambahan kelas baru, pembaharuan jadwal kelas per masa studi, dan penjelasan seluruh jadwal kelas yang ada dalam sekolah
2	Jadwal Peristiwa Penting / Event	Informasi mengenai berbagai tipe dan event yang akan datang

Tabel 4 Kebutuhan Perencanaan Sekolah

Kehadiran

Memungkinkan pembuatan laporan mengenai daftar kehadiran siswa dan staf sekolah.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Kehadiran Siswa	Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran siswa
2	Kehadiran Staf Sekolah	Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran staf sekolah

Tabel 5 Kebutuhan Kehadiran

2. Analisa dan Perancangan Sistem

A. Analisa Sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian sistem informasi ke dalam beberapa bagian dengan maksud untuk identifikasi dan evaluasi. Berbagai permasalahan, kesempatan, dan hambatan, dan kebutuhan yang diharapkan dianalia sehingga dapat dicari solusinya.

B. Analisa Kelemahan Sistem

Analisakelemahan sistem dapat dilakukan dengan meninjau permasalahan yang mengganggu sistem yang sudah digunakan / ada sebelumnya. Masalah-masalah pada sistem dapat diidentifikasi melalui teknik analisa PIECES yang terdiri dari 6 komponen, yaitu :

Performance (kinerja), dapat ditinjau dari :
Tingkat keberhasilan pengiriman message dalam jaringan sistem (throughput).
Waktu respon / jawaban sistem (response Time).
Information (informasi), dapat dilihat melalui :
Hasil

Dari hasil yang ada, dilihat apakah ada kekurangan informasi, kesesuaian informasi dengan masalah, kelebihan informasi, format informasi yang tidak berguna / dimanfaatkan, ketidaktepatan informasi, dan kesulitan pembuatan informasi.

Masukan / input

Input data dapat bermasalah jika data sulit untuk didapat, adanya pengulangan perolehan data, terlalu banyak data yang diperoleh, dan kemungkinan perolehan data yang tidak legal / melanggar hak cipta.

Data yang disimpan

Data yang disimpan dapat menimbulkan permasalahan jika data tidak aman dari berbagai ancaman dan tindak pembajakan, data tidak terorganisir, data tidak fleksibel, dan data tidak dapat diakses.

Economic (ekonomi), dapat dilihat dari :
Biaya

Biaya dapat menimbulkan masalah jika biaya yang diperlukan tidak diketahui, tidak dapat ditelusuri, dan terlalu mahal.

Profit / keuntungan

Profit dapat dicapai dengan melihat tren bisnis baru dan peningkatan pemasaran.

Control (kontrol), dapat diteliti melalui :
Keamanan / kontrol yang kurang

Hal ini dapat menyebabkan data masukan tidak cukup diolah, regulasi privasi data dapat dilanggar, kemungkinan terjadinya pemrosesan error, dan pengambilan keputusan yang tidak benar (error).

Keamanan yang terlalu ketat

Hal ini dapat menyebabkan ketidakpraktisan bagi pelanggan dan pekerja dan penundaan pemrosesan.

Efficiency (efisiensi), dapat dilihat melalui :
Waktu yang terbuang dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer

Hal ini dapat terjadi karena adanya pengulangan pemasukan data, pengulangan pemrosesan data, dan pengulangan pembuatan informasi.

Material dan usaha yang sia-sia dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer

Hal ini bisa dilihat jika usaha dan material yang diperlukan untuk menjalankan suatu tugas sangat besar.

Service (layanan), dapat dilihat melalui :
Sistem membuat hasil yang tidak akurat.
Sistem membuat hasil yang tidak konsisten.
Sistem membuat hasil yang tidak dapat dipercaya.
Sistem tidak mudah untuk digunakan.
Sistem tidak mudah untuk belajar.

C. Analisa Kebutuhan Sistem

Analisa kebutuhan sistem terbagi menjadi 2, yaitu :

Kebutuhan Fungsional

Merupakan kemampuan sistem untuk menjalankan proses dan menampilkan informasi sesuai dengan kepentingan pengguna. Beberapa kebutuhan fungsional yang umum ada pada sistem informasi manajemen sekolah adalah :

Administrator

Pada umumnya, pada suatu layanan sistem informasi manajemen sekolah tugas yang dapat dilakukan administrator adalah melakukan login ke sistem dan mengubah data siswa, guru, jadwal pembelajaran, kelas, daftar nilai siswa, dan berita sekolah melalui penambahan maupun penghapusan data.

Siswa

Siswa memiliki kebutuhan untuk mengakses sistem menggunakan nomor induk masing-masing siswa, meninjau dan mem-print nilai dan jadwal kelas yang diikuti, dan memperoleh bahan dan soal mata pelajaran terkait melalui fitur download.

Guru

Guru dapat menggunakan sistem informasi manajemen sekolah untuk memasukkan nilai masing-masing siswa dan materi yang diajarkan di kelasnya. Nomor induk kependudukan dapat digunakan sebagai metode untuk login bagi masing-masing guru.

Visitor / pengunjung

Pengunjung dapat melakukan pendaftaran siswa baru dan melihat berita terkait sekolah melalui MIS.

Kebutuhan Non Fungsional

Merupakan faktor pendukung yang mengoptimalkan kinerja sistem. Hal ini dapat ditinjau dari :

Kebutuhan Hardware

Syarat hardwareminimal yang diperlukan dalam implementasi MIS, antara lain :

Processor Intel Pentium 4
Hardisk 50GB

• RAM 1GB

• VGA 128MB

• Sistem Operasi Windows 7

Kebutuhan Software

Software yang digunakan dalam pembuatan program sistem dapt berupa :

• Sistem Operasi : Windows 7

Web Server : Apache/XAMPP
Database Server : MySQL
Script Engine : PHP
Web Browser : Google Chrome
Kebutuhan Pengguna

Kebutuhan pengguna dalam tahap pembuatan sistem pada umumnya adalah :

System analyst

Tugas : menganalisa sistem dengan mempelajari kemungkinan timbulnya permasalahan dan penentuan kebutuhan sistem yang sesuai untuk kemudian diidentifikasi sehingga dapat menghasilkan desain dan solusi yang tepat.

Programmer

Tugas : penulisan kode program / pemrograman sistem yang telah ditentukan sebelumnya berdasarkan rancangan yang telah dibuat system analyst.

Operator / pemakai

Tugas : menggunakan sistem atau dalam beberapa kasus dapat berperan sebagai pengelola sistem dengan terlebih dahulu dilatih programmer / system analyst untuk mengetahui cara kerja sistem.

D. Analisa Kelayakan Sistem

Studi kelayakan sistem merupakan suatu penilaian terhadap suatu sistem untuk menentukan apakah sistem yang telah dikembangkan akan terus dijalankan atau diganti dengan sistem baru. Institusi dan organisasi secara otomatis dianggap telah memenuhi standar kelayakan teknologi jika sudah menggunakan program berbasis internet. Analisa kelayakan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :

Analisa Kelayakan Teknologi

Teknologi dianggap layak jika informasi dari suatu lembaga sekolah dapat diakses melalui layanan internet. Selain itu, suatu repositori khusus institusi penyedia informasi perlu dibuat, selalu terhubung dengan jaringan internet dalam waktu 24/7, dapat diakses kapanpun dan di manapun.

Analisa Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum dapat dilihat dari peraturan yang diterapkan oleh institusinya. Hukum yang telah ditetapkan tidak boleh dilanggar melalui kesalahan dalam penggunaan sistem atau berbagai aspek lainnya. Aspek utama yang harus menjadi fokus untuk kelayakan jukum adalah masalah hak cipta. Untuk menghindari masalah pembajakan / ilegalitas data, maka sistem harus disertakan dengan kekuatan hukum melalui pembuatan hak cipta atas sistem tersebut.

Sistem baru yang akan digunakan dianggap layak jika tidak menyimpang dari hukum yang ada, karena sistem yang diterapkan tidak mengandung unsur SARA, pelecehan, dan tidak merupakan hasil pembajakan karya individu lain. Hal ini perlu diutamakan untuk tidak menimbulkan masalah bagi pihak sekolah yang bersangkutan.

Analisa Kelayakan Operasional

Optimalisasi penerapan sistem dapat tercapai jika staf yang akan menggunakan sistem diberikan pelatihan untuk memungkinkan operasi sistem yang lebih baik. Hal ini ke depannya juga akan memberikan pengaruh antara lain mempercepat proses arus data informasi dan meningkatkan ketepatan informasi kepada pengguna.

Sistem yang dianggap layak secara operasional juga dilihar dari sejauh mana kemampuan pengguna baik staf sekolah, guru, siswa, orang tua siswa, dan masyarakat dalam menggunakannya. Jika mereka mampu memahami penggunaan setiap bagian sistem, maka sistem dapat dianggap layak secara operasional.

E. Implementasi Sistem

Tahapan implementasi terdiri atas 4 bagian, yaitu :

Publikasi website

Hal ini dilakukan dengan memasukkan website yang belum diolah ke internet sebagai prototype yang dapat diakses orang lain.

Pengujian sistem

Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui kekurangan darisistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan. Uji programdilakukan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap sistem tersebut. Ada dua jenis uji program, yaitu :

White Box Testing

Tes ini dimaksudkan untuk memprediksi cara kerja software secara rinci. Salah satu bentuk uji white box adalah uji konversi di mana pengujian dianggap sukses jika fungsi-fungsi software dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi pengguna sistem.

Black Box Testing

Tes ini dilakukan melalui uji coba antar muka software. Tujuan uji ini adalah pencarian kesalahan / error pada fungsi dikarenakan adanya kesalahan fungsi, hilangnya fungsi pada sistem, antar muka, struktur data, dan kinerja yang tidak sempurna.

Salah satu contoh black box testing adalah uji validasi. Untuk melakukan pengujian, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah menjalankan aplikasi, menambahkan data dan menyimpan data.

Konversi sistem

Merupakan tahap peralihan dari penggunaan sistem lama ke sistem baru.

Implementasi Lanjutan

Merupakan tahap pengembangan sistem secara lebih lanjut, monitorisasi sistem dan penjagaan sistem dari kemungkinan terjadinya error yang tidak dapat dicegah. Ada beberapa hal yang dilakukan pada tahap ini, antara lain :

Memiliki duplikat website yang digunakan untuk sistem secara keseluruhan

Duplikasi dapat dilakukan dengan memindahkan data yang ada dalam website ke dalam media penyimpanan seperti CD-ROM atau flashdisk sebagai antisipasi kesalahan jika pada suatu saat terdapat kesalahan pada sistem. Hal ini akan mempermudah lembaga sekolah dalam melakukan backup data jika diperlukan.

Mengelola sistem melalui pembaharuan isi website, gambar, berita, dan keterangan lain yang berhubungan dengan lembaga sekolah.

Dari materi diatas kita bisa menyimpulkan

Langkah-langkah yang spesifik mulai dari analisa sistem, definisi masalah, analisa PIECES, analisa kebutuhan sistem, dan berbagai aktivitas yang mendukung terbentuknya MIS yang interaktif dan menarik.
Website merupakan media penyampaian informasi yang dapat menarik minat pengguna dan meningkatkan kualitas baik bagi pihak sekolah maupun luar sekolah.
Penggunaan MIS menunjukkan citra positif lembaga sekolah tidak hanya dalam ruang lingkup nasional melainkan juga internasional dikarenakan penggunaan teknologi terbaru identik dengan penyesuaian dengan standar yang digunakan di berbagai negara.
Sistem dapat meningkatkan kualitas pelayanan informasi melalui penyediaan informasi yang up-to-date dan jelas.

Selain kesimpulan diatas kita juga perlu mengembangkan sistem diatas lebih baik seperti penambahan :

Manajemen database sistem yang berkaitan dapat ditingkatkan dengan menerapkan konsep pengembangan sistem database yang terkait dengan lembaga sekolah. Hal ini bisa berupa penambahan fitur backup data untuk mencegah ancaman terhadap data di masa depan.
Dari segi antar muka, website dapat dikembangkan secara interaktif dan user friendly sehingga menarik minat pengguna dan mempermudah proses komunikasi.
Pemeliharaan sistem dengan melakukan maintenance perangkat lunak dan keras secara teratur.
Penambahan fitur-fitur seperti untuk alumni agar terjalin hubungan antara alumni dengan lembaga sekolah dan sebagai penyedia informasi tambahan.